AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD 

Esta sección explica cómo el Centro de Servicios Humanos del Condado de McLean protege su privacidad y la confidencialidad de su información médica.  Es importante que conozca sus derechos con respecto al uso y divulgación/intercambio de su información médica protegida (PHI, por sus siglas en inglés).

Información sobre las leyes de confidencialidad estatales y federales

Su información está protegida por leyes estatales y federales como la Ley de Confidencialidad de Salud Mental y Discapacidades del Desarrollo de Illinois, la Ley Federal de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) y la Ley de Tecnología de la Información de Salud para la Salud Económica y Clínica (HITECH), que describen cómo se puede usar y divulgar su información de salud y cómo puede acceder a esta información.

Con la excepción de ciertos tipos de información/situaciones (consulte la sección titulada "Información divulgada sin su consentimiento"), cualquier información divulgada, protegida por las reglas federales de confidencialidad (42CFR, Parte 2) o la Ley de Salud Mental y Discapacidades del Desarrollo de Illinois, tiene prohibida su divulgación adicional a menos que se permita expresamente la divulgación adicional mediante el consentimiento por escrito de la persona a la que pertenece.  Una autorización general de información médica o de otro tipo NO es  suficiente para este propósito.  Las reglas federales restringen cualquier uso de la información para investigar o enjuiciar penalmente a cualquier paciente con abuso de alcohol o drogas.  

Su información de salud

Su información de salud:

• Cada vez que recibe servicios, su información de salud, conocida como PHI (Información de Salud Personal), se recopila y almacena en su expediente clínico.  La PHI también incluye información que usted u otras personas nos proporcionan sobre usted, así como su estado/identidad como cliente.  Aunque su expediente médico es propiedad del Centro de Servicios Humanos del Condado de McLean, la información le pertenece a usted.  Usted tiene derechos con respecto a su expediente médico:

  • Usted puede inspeccionar y obtener copias de su información de salud.

  • Si cree que algo en su registro es incorrecto o está incompleto, puede solicitar enmiendas comunicándose con el Oficial de Privacidad.  En ciertos casos, podemos denegar su solicitud.  Si rechazamos su solicitud de enmienda, tiene derecho a presentar una declaración en la que no esté de acuerdo con nosotros.  Luego agregaremos su declaración y nuestra respuesta a su registro.  

  • Puede solicitar que divulguemos todo o parte de su registro a personas o entidades específicas, pero esta solicitud debe hacerse por escrito y contener cierta información requerida por la ley.  Esto incluye su derecho a solicitar restricciones en la divulgación de su información. El Centro no está obligado a aceptar su solicitud si está permitido por la ley y creemos que es en su mejor interés permitir el uso y la divulgación de la información.

  • Puede revocar su consentimiento para la divulgación en cualquier momento, pero esto no se aplica a la información que ya divulgamos cuando dio su consentimiento.  

  • Puede solicitar un informe de cualquier divulgación escrita realizada en relación con su PHI, excepto la información que utilizamos para fines de tratamiento, pago, operaciones de atención médica u otras divulgaciones incidentales permitidas por la ley.  Si desea ejercer este derecho, envíe su solicitud por escrito a nuestro Oficial de Privacidad.  Tenga en cuenta que esta información no está disponible para divulgaciones realizadas antes de 2003.  También podemos rechazar la solicitud de una lista de divulgaciones que excedan un período de seis años.  

Cómo solicitar la divulgación/inspección de la información

Para ver u obtener una copia de su expediente, o para solicitar que enviemos una copia de su expediente a otras personas, comuníquese con nuestro departamento de registros médicos.  Puede comunicarse con ellos llamando al número de teléfono de nuestra oficina principal o visitando nuestra oficina principal en persona.  Nuestro personal lo ayudará a completar la documentación correcta para obtener o enviar sus registros.

Por ley, tenemos 30 días para responder a cualquier solicitud de información.  Sin embargo, dependiendo de la cantidad de información que se solicite y del tipo de información que se solicite, a menudo podemos hacerlo en 1-2 días hábiles.

Tenga en cuenta que es posible que los registros más antiguos no estén disponibles porque pueden haber sido destruidos según lo permitido o requerido por la ley.

Tarifas por copia/divulgación de información

Por lo general, CHS no cobra a los clientes por una copia de su expediente.  Si solicita su registro muchas veces, es posible que le cobremos por él, dependiendo de la situación.  

Por lo general, no cobramos por la información que enviamos a otros proveedores de atención médica.  Sin embargo, si recibimos una solicitud de un abogado u otros lugares que no son proveedores de atención médica, es posible que les cobremos por los registros.

Cuando le pida a nuestro personal de registros médicos su registro, le informarán si le costará algo.  Si no está de acuerdo con este costo, debe solicitar hablar con nuestro Oficial de Privacidad, Kevin Mulloy.

Uso de la información protegida

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA, por sus siglas en inglés) define el "uso" de su información como cuando el personal de CHS la utiliza internamente. La "divulgación" ocurre cuando su información se comparte o se envía a personas que no son empleadas de CHS. Excepto en casos especiales, solo se usa o divulga la información mínima necesaria. La agencia utiliza su información para varios propósitos:

• Tratamiento: La información puede ser utilizada o divulgada para proporcionar, coordinar, administrar o consultar con respecto a su atención o servicios relacionados.

• Pago: Su información médica protegida se utiliza para obtener el pago por el tratamiento y los servicios prestados. Esto incluye ponerse en contacto con su compañía de seguros de salud para obtener una aprobación previa o fines de facturación.

• Operaciones de atención médica: La información médica protegida sobre usted se utiliza para coordinar actividades comerciales, como programar citas, revisar la atención y capacitar al personal.

Tenga en cuenta que el Centro también opera una práctica privada llamada Psychiatry & Counseling Associates (PCA), anteriormente conocida como Professional Associates of Illinois (PAI). Algunos miembros del personal trabajan en ambas divisiones y tienen acceso a la información tanto en PCA como en CHS. A partir de 2010, los registros físicos y electrónicos de los clientes en CHS y PCA se combinaron en un solo registro clínico.

Intercambio de información

A veces, la agencia se asocia con otras entidades para aumentar la colaboración, participar en investigaciones y mejorar los programas.  Dependiendo de estas asociaciones, ciertos tipos de información, algunos sin ningún detalle de identificación, pueden compartirse sin el formulario estándar de autorización de divulgación firmado por la agencia.  Estas son algunas de las asociaciones y la información compartida:  

• Distrito Escolar de Bloomington #87/Proyecto de la Universidad Rush AWARE

  • Esto se aplica solo a los clientes atendidos en los programas integrados de la agencia en el Distrito #87. El distrito escolar y CHS comparten datos e información sobre los participantes del programa con la Universidad Rush en Chicago para evaluar la efectividad del programa. Esto incluye información médica protegida (PHI, por sus siglas en inglés), como información demográfica, de diagnóstico y evaluación.
     

• Clínica Comunitaria Certificada de Salud Conductual (CHS)

  • Como se mencionó anteriormente, los clientes son seleccionados al azar para recibir evaluaciones de NOMS.  La información de estas evaluaciones se compartirá con SAMHSA.  La información compartida NO incluirá nombres ni información de contacto.

  • CHS también ha contratado a Wellbeing in Action para que nos ayude a cumplir con los estándares y reglas de un CCBHC.  Son un grupo de consultoría que ayuda a agencias como la nuestra a mejorar los servicios.  También sirven como evaluador externo de nuestra agencia.  Compartiremos información con ellos, como datos de las evaluaciones de NOMS, pero esto no incluirá su nombre ni información de identificación.  
     

• Clínica Comunitaria Certificada de Salud Conductual (Chestnut Health Systems)

  • Como parte de nuestra asociación con el CCBHC de Chestnut, compartiremos información de las evaluaciones de NOMS con ellos al igual que lo hacemos con SAMHSA.  La información de NOMS NO incluirá nombres ni datos de contacto.  

  • Para coordinar los servicios, se puede compartir una lista de clientes entre las dos agencias, que contiene solo información de identificación y estado del cliente, sin detalles sobre servicios o problemas.
     

• HealthChoice Illinois ADT

  • Este es un programa de intercambio de datos a nivel estatal administrado por el Departamento de Salud y Servicios Familiares de Illinois (HFS, por sus siglas en inglés).  HFS exige que compartamos una lista de nuestros clientes (incluida información como su fecha de nacimiento) con esta plataforma.  Agencias como la nuestra, así como hospitales y otros centros de atención a largo plazo, también comparten dicha información.  Esto nos permite recibir una notificación si visita una sala de emergencias o es admitido en un hospital.  Así podremos coordinar mejor sus servicios, planificar su alta, etc.  La información como evaluaciones, notas de progreso y otra información de su registro aquí NO se comparte.  

Todos los socios enumerados en esta sección también están sujetos a las regulaciones de privacidad y deben mantener la seguridad de cualquier información compartida.  

Información divulgada sin su consentimiento

Según las leyes federales y de Illinois, la información sobre usted puede divulgarse sin su consentimiento en las siguientes circunstancias:

• Emergencias:  Se puede compartir suficiente información para abordar la emergencia inmediata a la que se enfrenta.
   

• Actividad delictiva: La  información puede compartirse con las fuerzas del orden público si se comete un delito en la propiedad de la agencia o contra su personal.
   

• Protección contra daños:  La información de salud puede ser divulgada si una persona presenta un peligro inminente para sí misma o para otros.

  • Esto incluye casos de sospecha de abuso, negligencia y explotación.  El personal está obligado por ley a reportar tales casos y divulgar la información necesaria a las entidades apropiadas (como el Departamento de Servicios para Niños y Familias, el Departamento de Servicios Humanos, etc.) sin el consentimiento del cliente

  • De acuerdo con la Ley de Tarjetas de Identificación de Propietarios de Armas de Fuego de Illinois (FOID, por sus siglas en inglés), la agencia está obligada a informar al Departamento de Servicios Humanos de Illinois sobre cualquier individuo que presente un peligro claro y presente, o que sea admitido en ciertos programas residenciales.  

  • La ley de confidencialidad antes mencionada también obliga al personal de CHS a "advertir" a cualquier víctima prevista, así como a las autoridades responsables, cuando un cliente revele la intención de causar daño físico a una víctima o víctimas específicamente identificadas.  
     

• Facturación/Seguros/Financiadores:  Divulgaremos información al proveedor de seguros que usted designe para facturar los servicios prestados.  Ciertos servicios/programas también pueden recibir fondos de varias entidades (como el Departamento de Servicios Humanos o el Departamento de Salud del Condado de McLean).  Dichas entidades tienen derecho a revisar la información sobre el tratamiento de los beneficiarios de los servicios que apoyan.    
   

• Requisitos gubernamentales/legales:  Podemos divulgar información a una agencia de supervisión de la salud (es decir, la Administración para el Control de Drogas de EE. UU., el Departamento de Ayuda Pública de Illinois, HIPAA, la Administración de Precios de Atención Médica de EE. UU., Medicaid y Medicare) u organismos de acreditación para actividades autorizadas por la ley, como auditorías, investigaciones, inspecciones y licencias. 

  • También podría ser necesario compartir información con la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA, por sus siglas en inglés) relacionada con eventos adversos o defectos del producto.  También estamos obligados a compartir información, si se solicita, con el Departamento de Salud y Servicios Humanos para determinar nuestro cumplimiento con las leyes federales relacionadas con la atención médica.  

  • Si sospechamos que un cliente está cometiendo fraude a Medicaid, ya sea a sabiendas o sin saberlo, es posible que debamos informar esto al Departamento de Atención Médica y Servicios Familiares de Illinois sin el consentimiento del cliente.

  • La agencia también puede divulgar información a un médico forense/examinador médico o director de funeraria con el fin de llevar a cabo sus funciones.  

  • La agencia divulga cualquier receta de sustancias controladas al Programa de Monitoreo de Medicamentos Recetados de Illinois (ILPMP, por sus siglas en inglés).

  • De acuerdo con la ley de Illinois, la agencia está obligada a revelar las admisiones a sus instalaciones residenciales, así como la información sobre cualquier cliente que se considere un peligro claro y persistente para la Policía Estatal de Illinois y el Departamento de Servicios Humanos de Illinois.  Esta información se utiliza para determinar la elegibilidad de una persona para obtener una tarjeta de identificación de propietarios de armas de fuego.  
     

• Socios comerciales:  CHS puede divulgar información de salud a sus socios comerciales para mantener sus operaciones.  Algunos ejemplos son el abogado de la agencia, los técnicos de software, etc.  Por lo general, dichos asociados cumplen con las mismas normas de privacidad que se aplican a CHS y a su personal.  
   

• Tutores:  Los tutores pueden tener acceso a la siguiente información sin el consentimiento del cliente: condición actual, diagnóstico, tratamiento/medicamentos proporcionados y tratamiento/servicios necesarios. 

  • Solo se puede acceder a otra información si el cliente no se opone (se requiere un consentimiento firmado) o si el médico no cree que haya razones de peso para denegar el acceso.

  • Esto se aplica a todos los clientes mayores de 12 años

  • Los padres/tutores con custodia de personas menores de 12 años pueden tener acceso a todos los registros de tratamiento.  

  • Los padres/tutores de menores sin custodia también pueden tener el mismo acceso que los tutores con custodia, a menos que el médico considere que no es lo mejor para el menor o si hay órdenes judiciales que limiten la divulgación
     

• Coordinación de la atención:  La agencia puede divulgar información de salud a otros proveedores de atención médica cuando dicha información sea necesaria para facilitar esta atención sin una divulgación.  Por ejemplo, cuando hay una transferencia de la custodia de la atención a otra entidad (como cuando un cliente es hospitalizado o encarcelado) y esa entidad necesita la información para brindar atención al cliente de manera efectiva.  
   

• Procedimientos legales:  La divulgación de información de salud puede ocurrir en situaciones ordenadas por la corte, casos de compensación laboral y otros programas legalmente establecidos.

Cambios en la política

CHS se reserva el derecho de cambiar sus prácticas de privacidad en función de las necesidades del Centro y los cambios en las leyes federales y de Illinois.  Antes de realizar un cambio significativo en nuestras políticas, cambiaremos nuestro aviso y publicaremos el aviso revisado.  Puede recibir una copia del aviso actual en cualquier momento.  

Quejas

Si cree que CHS ha violado sus derechos de privacidad, solicite hablar con el Oficial de Privacidad o con un miembro de nuestro Comité de Cumplimiento Corporativo.  

También puede presentar una queja por escrito ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. por correo, fax, correo electrónico o a través de su portal en línea (le recomendamos que visite su sitio web para obtener información específica sobre este proceso, incluidos los requisitos para quejas).  La información de contacto incluye:

Dirección Correo electrónico
Operaciones centralizadas de gestión de casos
Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.
UU.
200 Avenida de la Independencia, S.W.
Sala 509F HHH Bldg.
Washington, D.C. 20201

Correo electrónico
[email protected]

Sitio web
www.hhs.gov

Preguntas

Si desea obtener una copia de estas prácticas, solicítela al personal.  

Si tiene preguntas o inquietudes con respecto a estas prácticas de privacidad o intercambio de datos, notifique a su médico o pida hablar con el Oficial de Privacidad.  No será castigado por tener preguntas/inquietudes, y la ayuda que reciba no se verá afectada.  

Si desea tener una copia de estas prácticas, solicítela al personal. También puede descargar una copia aquí: Aviso de prácticas de privacidad del Centro de Servicios Humanos (PDF).

CHS-41 (sp) 9/2007, Rev:  2/2008, 7/2008, 9/2009, 9/2010, 10/2011, 1/2013, 02/13, 4/19, 10/21, 10/22, 6/23, 3/24, 10/24